KIT-Card

FAQ für Mitarbeiter/innen

Was ist die KIT-Card?

Die KIT-Card ist eine multifunktionale Chipkarte und dient zur Identifikation von Mitgliedern des KIT. KIT-Beschäftigten dient sie als Mitarbeiterausweis.

Was kann ich mit meiner KIT-Card tun?

Die KIT-Card stellt viele Anwendungsgebiete bereit.

Zutritt zum Campus Nord

Die KIT-Card dient allen Beschäftigten des KIT als Betriebsausweis. Dieser berechtigt zum Zutritt zum Campus Nord und kann bei Bedarf als Zutrittskarte für Gebäude freigeschaltet werden. Die Nutzung der KIT-Card als Zufahrtskarte zum Campus Süd ist nur auf gesonderte Beantragung (bei FM-GM3) möglich.

Zeitwirtschaft

Mit der KIT-Card können Beschäftigte die Kommen- und Gehen-Buchungen an den entsprechenden Terminals der Zeitwirtschaft vornehmen. Die Teilnahme an der Zeitwirtschaft muss über PSE beantragt werden.

Geldbörse

Die KIT-Card kann zur Bezahlung in den Cafeterien und Mensen des Studierendenwerks Karlsruhe sowie in der Kantine des Campus Nord genutzt werden. Hierfür kann das Guthaben an den Auf- und Abwertstationen an diesen Standorten verwaltet werden.

Zur Aufwertung besteht ebenfalls die Möglichkeit des Autoloads. Das bedeutet, dass Sie direkt an der Kasse Ihre Geldbörse aufladen können. Dazu ist allerdings die Anmeldung und die Erteilung einer Einzugsermächtigung erforderlich. Die Anmeldung ist bei allen Servicepoints des Studierendenwerks Karlsruhe möglich.
Nach einem KIT-Card-Tausch müssen Sie sich für Autoload neu registrieren.

Bibliotheksausweis

Die KIT-Card kann als Bibliotheksausweis genutzt werden. Die gilt sowohl für die Nutzung der KIT-Bibliothek, als auch für die Nutzung der Bibliotheken anderer Karlsruher Hochschulbibliotheken, der Landesbibliothek Karlsruhe sowie der Stadtbibliothek.
Als Bibliotheksausweis berechtigt die KIT-Card zur Ausleihe, zur Nutzung der Garderobenschränke im Untergeschoss der KIT Bibliothek und zur Nutzung des Fernleiheautomatens.

Elektronisches Zutrittssystem

Bei Problemen mit dem Zustrittssystem wenden Sie sich bitte an die Gebäudebeauftragten. Diese kann Ihnen das Sekretariat Ihres Instituts nennen.

Einfahrtsberechtigungen werden in einzelnen besonderen Fällen erteilt, wenden Sie Sich dafür an das KIT-Gebäudemanagement.

Wer erhält eine KIT-Card?

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des KIT erhalten eine KIT-Card.

Wie erhalten neue Beschäftigte ihre KIT-Card?

Lesen Sie darunter, welche Vorgehensweise für Ihren Standort passend ist.
Wichtig: Laden Sie kein Bild im Self-Service-Portal my.scc.kit.edu hoch, wenn Sie keine KIT-Card wünschen/benötigen ODER eine/n Campus-Nord Neumitarbeiter/in sind!

Campus Nord

Wichtig: Laden Sie keinesfalls ein Bild hoch! Das bewirkt unter Umständen, dass zusätzlich zu der in der Anmeldung erstellten KIT-Card eine zweite parallel produziert wird!

Sie erhalten Ihre KIT-Card am ersten Arbeitstag im Ausweisbüro/Anmeldung am Campus Nord. Sie werden für diesen Zweck mit der dort installierten Kamera fotografiert, dieses Bild steht nicht für die Produktion weiterer KIT-Cards zur Verfügung! Genauere Informationen dazu erhalten Sie durch die zuständige Personalbetreuung.

Campus Süd, Ost und West

Wichtig: Um Ihnen eine KIT-Card zu erstellen, benötigen wir ein Bild, das Sie uns im Self-Service-Portal my.scc.kit.edu zur Verfügung stellen können. Dieses können Sie bis kurz vor Produktionsbeginn am nächsten Arbeitstag ersetzen/löschen. Setzen Sie das Häkchen bei "Abholung am" entsprechend dem tatsächlichen Standort ihres Arbeitsplatzes. Sollte der Upload nicht möglich sein, weil Sie kein geeignetes Bild zur Hand oder technische Probleme damit haben, kann die KIT-Card im Ausweisbüro produziert werden. Das dort aufgenommene Bild (vor Ort-Kamera) kann nicht für Nachfolgekarten benutzt werden.

Sie werden nach der automatisierten Produktion der KIT-Card per E-Mail an das KIT-Postfach über das Fertigstellen der Karte und über die Abholmöglichkeiten informiert.

KIT-Außenstellen (Berlin, Dresden, Garmisch, Ulm, etc.)

Laden Sie ein Bild im Self-Service-Portal unter https://my.scc.kit.edu/ hoch und setzen Sie das Häkchen bei "Abholung am" auf "Campus Nord", da der Versand der KIT-Cards an die Außenstellen über das Ausweisbüro des Campus Nord erfolgt. Sie erhalten ihre KIT-Card an der Außenstelle nach Absprache mit der Anmeldung am Campus Nord. Kontaktieren Sie bitte die Anmeldung telefonisch nach Erhalt der E-Mail, die wir nach der Produktion an Ihr KIT-Postfach versenden.

Was passiert, wenn ich ein Bild hochlade?

Erst einmal nichts!
Am darauf folgenden Arbeitstag gegen 5:00 Uhr wird automatisch die Produktion derjenigen Ausweise gestartet, für die ALLE Produktionsvoraussetzungen erfüllt sind.
Diese Voraussetzungen sind wie folgt:

  1. Der zu erstellende Ausweis ist Ihr erster Mitarbeiterausweis (dies gilt nur für Mitarbeiter der Campus Süd, Ost und West. Mitarbeiter des CN benötigen i.d.R. den Ausweis direkt am ersten Arbeitstag, weshalb in diesen Fällen der Ausweis manuell im Ausweisbüro am CN ausgestellt wird).
    oder
    Sie haben bereits einen Ausweis, der innerhalb der nächsten 6 Wochen abläuft oder bereits abgelaufen ist UND für die Zeit nach Ablauf der alten Karte gibt es ein bestehendes Vertragsverhältnis.

  2. Unter my.scc.kit.edu liegt ein Ausweisbild vor (Tip: Wenn ein Bild angezeigt wird, liegt es dem Kartenmanagementsystem auch vor).

Fazit:
Das Hochladen des Bildes an sich löst keine Kartenproduktion aus.
Wenn aber das Hochladen des Bildes das letzte Kriterium für eine automatisierte Kartenproduktion erfüllt, dann wird am nächsten Arbeitstag automatisch ein Ausweis erstellt. Sobald der Ausweis gedruckt ist, wird automatisch eine Benachrichtigungsmail an ihr KIT-Postfach geschickt aus der Abholort und Abholzeitpunkt hervorgehen.

In allen anderen Fällen, wie zum Beispiel bei Kartenverlust/-defekt oder bei einer Namensänderung gehen Sie ohne weitere Nachfrage direkt zu einem der Ausweisbüros und lassen sich dort direkt einen neuen Ausweis erstellen.
Das Hochladen des Bildes löst in diesen Fällen keine automatisierte Produktion aus, beschleunigt aber die manuelle Erstellung, weil das von Ihnen hochgeladene Bild verwendet werden kann und nicht erst eines aufgenommen werden muss.

Wann und wo erhalte ich meine KIT-Card?

Nach der automatisierten Kartenproduktion erfolgt eine E-Mailbenachrichtigung an Ihr KIT-Postfach, in der die Abholinformationen genannt werden: idR am nächsten Arbeitstag und in dem per "Abholung am" gewählten Ausweisbüro. Wenn die KIT-Card im Ausweisbüro produziert wurde, erfolgt keine E-Mailbenachrichtigung!

Wichtig: Sie müssen Ihre KIT-Card persönlich abholen. Eine Zusendung per Post oder die Vergabe an Dritte ist auch mit einer Vollmacht nicht möglich.

Was muss ich für die KIT-Card-Abholung mitbringen?

Sie müssen sich mit einem Lichtbildausweis ausweisen. Beim Tausch einer abgelaufenen/defekten KIT-Card bringen Sie zudem Ihre alte Karte mit.

Wie lange ist die KIT-Card gültig?

Die KIT-Card hat eine maximale Gültigkeitsdauer von 5 Jahren ab Ausstellungsdatum bzw. bis zum von der Personalstelle übermittelten Vertragsende. Die Gültigkeit endet am letzten Tag des Monats, der auf der KIT-Card aufgedruckt ist.

Wie beantrage ich eine neue KIT-Card?

Beachten Sie bitte folgende Hinweise:

  • Wichtig: Das Hochladen eines Bildes im Self-Service-Portal bewirkt nur bei Ablauf der Kartengültigkeit das automatisierte Erstellen einer neuen KIT-Card! Sollten Sie keine Nachfolgekarte wünschen oder benötigen, laden Sie kein Bild hoch bzw. löschen Sie ein bereits vorhandenes Bild im Self-Service-Portal my.scc.kit.edu.

  • Abgelaufene/in Kürze ablaufende KIT-Cards werden automatisiert ersetzt, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

  • Defekte/verlorene KIT-Cards müssen in Einzelproduktion im Ausweisbüro ersetzt werden.

  • Das Guthaben auf der aktuellen KIT-Card kann beim Kartentausch auf die neue KIT-Card übertragen werden. Sprechen Sie dafür die Mitarbeiter/innen im Ausweisbüro an. Wenn Sie die Vorgängerkarte nicht vorlegen können oder wenn der Vorgang aus technischen Gründen nicht möglich ist oder das Übertragen vergessen wurde, müssen Sie sich an das Studierendenwerk Karlsruhe wenden. Die Geldbörsennummer beider KIT-Cards müssen dort genannt werden und Ihnen bekannt sein.

  • Autoload-Kunden (= automatisches Aufladen der Karte) müssen sich nach Erhalt einer neuen KIT-Card für Autoload erneut registrieren.

Meine KIT-Card ist abgelaufen, bekomme ich automatisch eine Nachfolgekarte?

Verlängerungen sind nicht möglich! Eine Nachfolgekarte kann erstellt werden, wenn das auf der KIT-Card aufgedruckte Ablaufdatum in Kürze (4-6 Wochen) erreicht wird/bereits überschritten ist.

Eine neue KIT-Card wird automatisiert produziert, wenn folgendes gilt:

  • Ihr Arbeitsvertrag besteht über das Ablaufdatum, das auf der aktuellen KIT-Card aufgedruckt ist,

  • Ihre KIT-Card läuft in maximal 6 Wochen ab/ist bereits abgelaufen und

  • Sie haben ein Bild im Self-Service-Portal my.scc.kit.edu hochgeladen.

Am ersten Arbeitstag, an dem alle 3 Kriterien erfüllt sind, wird Ihre neue KIT-Card produziert und Sie werden anschließend per E-Mail informiert, wann und wo sie zur Abholung bereit liegt. Sollte diese Benachrichtigung zwei oder mehr Arbeitstage noch nicht in Ihrem KIT-Postfach gelandet sein, wenden Sie sich an das zuständige Ausweisbüro, das Ihnen eine KIT-Card vor Ort erstellen kann.

Ausnahme: Wenn das Hochladen des Bildes nicht möglich ist, weil Sie kein geeignetes Bild zur Verfügung haben oder bei bestehenden technischen Schwierigkeiten, lassen Sie sich Ihre neue KIT-Card im Ausweisbüro erstellen. Wenden Sie sich auch dann an das Ausweisbüro, wenn Sie einen Arbeitstag nach dem Hochladen des Bildes keine E-Mail Benachrichtigung an Ihr KIT-Postfach erhalten haben.

Mein Name hat sich geändert/wurde fehlerhaft auf der KIT-Card aufgedruckt

Sie müssen den Namenwechsel/die -Korrektur der Personaldienststelle melden, denn wir verwenden nur von dort erhaltene Informationen für die KIT-Cards. Gehen Sie anschließend in das Ausweisbüro, wo für Sie eine KIT-Card mit dem neuen/korrigierten Namen erstellt wird. Das Hochladen eines Bildes im Self-Service-Portal my.scc.kit.edu beschleunigt diesen Vorgang!

Ich habe meine KIT-Card verloren

Gehen Sie zu Ihrem zuständigen Ausweisbüro und bringen Sie das ausgefüllte Verlustanzeige-Formular mit. Lassen Sie sich dort einen neuen Ausweis erstellen, dafür kann ein unter https://my.scc.kit.edu/ vorhandenes/neu hochgeladenes Bild verwendet werden.

Melden Sie den Verlust unbedingt auch bei der KIT-Bibliothek, um dort die Karte als Bibliotheksausweis sperren zu lassen.

Sofern Sie Ihre KIT-Card auch als Ausweis der Stadtbibliothek Karlsruhe oder der Badischen Landesbibliothek nutzen, melden Sie den Verlust dort ebenfalls.

Sollten Sie noch Guthaben auf Ihrer Karte haben, veranlassen Sie die Deaktivierung der Bezahlfunktion beim Studierendenwerk Karlsruhe über den auf der Webseite stehenden online-Antrag.

Muss ich Berechtigungen, die ich für die alte KIT-Card erhielt, neu beantragen?

Nein! Berechtigungen, die Sie für die alte KIT-Card erhielten, werden auf die Nachfolgekarte übertragen. Das gilt für Gebäude-/Einfahrt- (Campus Süd, -Ost) Berechtigungen und auch für die Zeitwirtschaft.

Was tue ich, wenn ich mit meiner KIT-Card ein Gebäude nicht (mehr) betreten kann?

Es gilt zu unterscheiden zwischen:

Fehlende Berechtigung: Die LED am Kartenleser leuchtet rot. Wenden Sie sich an die Gebäudebeauftragten, die Ihnen Ihr zuständiges Sekretariat nennen kann.

Defekt des Kartenlesers: Keine LED-Anzeige am Kartenleser, nicht so an anderen Kartenleser. Melden Sei uns per E-Mail den Standort dieses Lesers, der überprüft und ggf. ersetzt werden soll.

Defekt des Kartenchips: Keine LED-Anzeige an mehreren Kartenleser. Sie brauchen eine Ersatzkarte, die Sie im Ausweisbüro erhalten. Laden Sie für die Produktion einer neuen KIT-Card ein Portraitfoto im Self-Service Portal my.scc.kit.edu hoch und gehen Sie anschließend in das Ausweisbüro. Die KIT-Card wird vor Ort produziert und Ihnen im Tausch zu der defekten ausgegeben.

Was tue ich, wenn ich meine KIT-Card nicht (mehr) zum Bezahlen verwenden/aufladen kann?

Wenden Sie sich an das Studierendenwerk Karlsruhe (Servicepoint im Foyer der Mensa) zum Überprüfen der Karte / des Kartenkontos. Lassen Sie sich ggf. eine neue KIT-Card im Ausweisbüro erstellen, sollte sich herausstellen, dass der Chip auf Ihrer Karte beschädigt ist

Wie kann ich das Guthaben auf meiner KIT-Card umbuchen/auszahlen lassen?

Wichtig: Im Ausweisbüro ist das Auszahlen des Guthabens nicht möglich! Für Vorgänge, die über das Studierendenwerk Karlsruhe abgewickelt werden, muss die Geldbörsennummer der KIT-Card bekannt sein, für Umbuchungen auf eine neue KIT-Card für beide Karten!

Umbuchen im Ausweisbüro

Beim Tausch einer abgelaufenen/defekten Karte wird das darauf vorhandene Guthaben auf Wunsch auf die neue KIT-Card übertragen. Sprechen Sie ggf. die MitarbeiterInnen im Ausweisbüro darauf an. Merken Sie sich die Geldbörsennummer der KIT-Card vor dem KIT-Card-Tausch im Ausweisbüro.

Umbuchen beim Studierendenwerk

Wenn das Umbuchen im Ausweisbüro beim Kartentausch vergessen wurde / nicht möglich war, weil keine Vorgängerkarte vorgelegt werden konnte (Verlust) / defekter Karten-Chip, o.ä., muss der Vorgang über das Studierendenwerk Karlsruhe (online-Antrag) erfolgen.

Wichtig: Für diesen Vorgang müssen Sie die Geldbörsennummer sowohl der alten als auch der neuen KIT-Card kennen.

Auszahlen beim Studierendenwerk

Sie müssen sich an das Studierendenwerk Karlsruhe wenden und einen online-Antrag ausfüllen. Sie müssen dort die Geldbörsennummer der KIT-Card angeben, deren Guthaben zurückerstattet werden soll. Weitere Informationen dazu, darunter den o.g. online-Antrag, finden Sie auf der Webseite des Studierendenwerks.

Wo finde ich die Geldbörsennummer meiner KIT-Card?

Für Ihre aktuelle, ab Mai 2018 erstellte KIT-Card finden Sie diese Information im Self-Service-Portal my.scc.kit.edu. Beim Aktivieren einer neuen KIT-Card wird sie überschrieben und ist für Sie somit nicht mehr abrufbar. Notfalls können Sie diese Information für eine Vorgängerkarte über eine Anfrage an das KIT-Card Service erhalten.

Für vor Mai 2018 erstellte KIT-Cards finden Sie diese Daten auf dem Ausdruck, der Ihnen bei der Ausgabe der Karte mitgegeben wurde. Diese Information kann nicht über die o.g. Anfrage ermittelt werden, da sie bei der Migration des Kartenbestands nicht zur Verfügung stand!

Meine Tätigkeit am KIT ist beendet / endet in Kürze, was muss ich mit meiner KIT-Card tun?

Da die KIT-Card KIT-Eigentum ist, müssen Sie sie beim Beenden Ihrer KIT-Tätigkeit im Ausweisbüro oder im Sekretariat Ihres Instituts abgeben.

Einen auf der KIT-Card noch existierenden Geldbetrag wird Ihnen vom Studierendenwerk zurückerstattet. Die Höhe dieses Betrags können Sie sich an allen Verpflegungsautomaten mit Kartenleser anzeigen lassen, oder beim Studierendenwerk anfragen, allerdings müssen Sie dafür die Geldbörsennummer der KIT-Card nennen!